Membuat Manajemen Waktu Sendiri

Ada beberapa langkah dalam mengelola waktu yang perlu diperhatikan : 

1. Tentukan tujuan 

     Sebelum merencanakan aktivitas waktu, yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah menentukan tujuan yang ingin anda capai. Penentuan tujuan dapat diambil dari tujuan ideal individu anda, dan diturunkan ke dalam tujuan-tujuan periodik (bulanan atau mingguan). Tujuan seperti : Memiliki kemampuan organisasi, Memiliki spiritualitas yang tinggi, Pandai bersosialisasi, dan lainnya. 

2. Buatlah rencana aktivitas periodik 

     Setelah itu rencanakanlah aktivitas-aktivitas yang anda akan lakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Aktivitas-aktivitas tersebut harus fokus pada tujuan dan jangan terjadi bias. Setelah menentukan aktivitas, maka buatlah tabel rencana waktu untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas tersebut. Rencana waktu tersebut harus memperhatikan waktu puncak dan waktu lembah sehingga ada keseimbangan dalam pencapaian tujuan. 

3. Tentukan skala prioritas 

     Setelah membuat tabel rencana aktivitas, selanjutnya tentukanlah skala prioritas. Skala prioritas menunjukkan aktivitas mana yang didahulukan (diprioritaskan), didelegasikan, ditunda dan dilupakan. Mengapa skala prioritas harus ditentukan ? Karena dengan penentuan skala prioritas, maka tidak semua aktivitas akan anda lakukan, namun ada beberapa aktivitas yang dapat didelegasikan ke teman atau orang lain, dan juga ada aktivitas yang dapat anda tunda, bahkan jika ada aktivitas yang tidak mendukung dapat anda lupakan. 

4. Mahirlah dalam melakukan aktivitas sesuai rencana periodik 

     Setelah menentukan skala prioritas, maka anda tinggal meng-eksekusi rencana anda dalam melakukan manajemen waktu. Mahirlah dalam memperhatikan aktivitas dan waktu yang ditentukan. Jika anda terbiasa untuk mahir, maka suatu saat aktivitas-aktivitas prioritas akan dengan mudah anda lakukan. Selain itu jika ada waktu luang, manfaatkanlah untuk bersantai dan beristirahat, atau dapat juga digunakan untuk bersosialisasi. 

Bentuk kemahiran lainnya adalah menggabungkan beberapa aktivitas yang dilakukan dalam suatu waktu. Aktivitas tersebut janganlah terlalu besar, agar tidak membebani anda dalam mencapai tujuan.

5. Evaluasilah tingkat keberhasilan dan rencana aktivitas berikutnya 

     Setelah beberapa waktu (periode tertentu) anda melaksanakan aktivitas anda, maka anda perlu melakukan evaluasi tingkat keberhasilan dari rencana aktivitas yang telah anda lakukan. Evaluasi dilakukan juga untuk melihat capaian aktivitas terhadap tujuan. Ingat bahwa dalam manajemen waktu anda haruslah efesien dan efektif. Efesien dalam menggunakan waktu dan efektif dalam mencapai tujuan. 

     Jika pada evaluasi ada aktivitas yang belum anda lakukan, maka dapat direncanakan dalam rencana aktivitas berikutnya.

Tabel Aktivitas Mingguan 

    Pertama tentukan tujuan anda dalam satu minggu ini. Selanjutnya perhatikan waktu-waktu yang tidak dapat diatur, seperti makan, istirahat, bersosialisasi dan kuliah. Isilah waktu yang tidak dapat diatur terlebih dahulu, sehingga terakomodir dan tidak mengganggu waktu aktivitas lainnya. Berikutnya tentukan aktivitas prioritas yang mengarah ketujuan selama satu minggu, dan jadwalkan secara detail. Setelah anda membuat tabel rencana aktivitas, maka periksa lagi dan tandai sehingga anda ingat dalam melaksanakannya. 

Dalam melakukan aktivitas, ada beberapa hal tambahan yang perlu diperhatikan :

• Janganlah berpikir perfeksionis, tapi berupayalah agar semua berjalan sesuai rencana anda
• Belajarlah berkata tidak untuk aktivitas yang bukan prioritas anda
• Usahakan jangan melakukan aktivitas yang mendesak
• Lakukan aktivitas yang penting (prioritas) dan terencana
• Gabunglah beberapa aktivitas
• Jika ada aktivitas yang dapat dilakukan secara bersamaan, maka mahir-mahirlah dalam mengaturnya, sehingga tidak kerepotan
• Jika ada waktu luang, dapat diisi dengan aktivitas bermanfaat lainnya

Trik Memanfaatkan Waktu Secara Efesien 

     Rencana waktu aktivitas kadangkala menjadi tidak terpakai saat hal tersebut menjadi rutinitas. Hal ini seperti bangun pagi, berangkat kuliah, belajar, makan dan istirahat. Jika hal tersebut terjadi terus menerus, suatu saat anda akan meninggalkan tabel rencana aktivitas, karena telah menjadi rutinitas. Hidup anda akan menjadi kaku dan tidak dinamis. Untuk itu diperlukan beberapa trik yang dapat membuat aktivitas tidak kaku, efesien dan tidak keluar dari rencana.

1. Berupayalah dalam melaksanakan aktivitas dengan metode yang menarik dan kolaboratif. Seperti pada saat anda makan siang, dengan diselingi bersosialisasi dengan teman-teman. Atau dapat juga makan siang dengan rekan kerja, sambil berdiskusi tentang tugas-tugas kantor. 
2. Dalam melakukan kolaborasi aktivitas, jangan sampai aktivitas-aktivitas berat yang dikolaborasikan. Selingilah antara aktivitas berat dan aktivitas ringan. Seperti berangkat kuliah, diselingi mampir untuk fotocopi undangan rapat. Makan siang salmbil mengevaluasi kembali aktivitas yang sudah dilakukan dan lainnya.
3. Jika anda ada teman yang dapat melakukan tugas lain, cobalah untuk delegasikan. Misalnya mengembalikan buku ke perpustakaan.
4. Lakukan aktivitas sekali jalan. Jika anda akan kesuatu tempat dan melewati beberapa tempat yang dapat membantu langsung melaksanakan aktivitas anda makan rencanakan secara detail dan laksanakan hal tersebut. Contohnya, anda akan kekampus pagi, dan hari ini dalam rencana aktivitas ada beberapa aktivitas lainnya, seperti fotokopi, beli kertas kuarto untuk panitia dan telepon konfirmasi tempat kegiatan. Jika jalur aktivitas anda melewati tempat fotokopi, toko alat tulis dan kantor, dan warung telekomunikasi (wartel), maka anda dapat mengagihkan waktu 1 jam perjalanan untuk melakukan 3 aktivitas tersebut sekaligus, sambil melangsungkan perjalanan menuju kampus. Dengan demikian beberapa aktivitas terselesaikan dipagi hari. 

Kebiasaan Buruk dalam Melakukan Manajemen waktu 
     Beberapa hal di bawah ini adalah kebiasaan-kebiasaan buruk yang sering dilakukan dalam pengelolaan waktu.

• Sering kali terjebak dengan rutinitas yang sering dilakukan
• Melakukan aktivitas yang mudah duluan, sehingga kadangkala mengesampingkan skala prioritas dalam rencana aktivitas.
• Kadangkan terjebak dengan aktivitas-aktivitas darurat dan mengesampingkan aktivitas utama.
• Seringkali menunggu batas waktu hampir berakhir, baru mulai melaksanakan aktivitas (kejar target).
• Lebih cenderung menghabiskan waktu untuk melakukan aktivitas santai seperti menonton televisi, nongkrong, bergosip dan lainnya.